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8 passos simples para escrever e-mails profissionais em inglês

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Robson Flores

Se você está na frente do computador tentando imaginar como escrever um e-mail em inglês, com certeza você não está sozinho.

É comum você se ver tendo que responder um fornecedor de outro país, solicitar ajuda ao suporte internacional de um sistema ou manter o contato com equipes multinacionais.

Porém, por falta de uma orientação clara, muita gente se sente desconfortável em escrever e-mails em inglês.

Continue lendo este artigo e aprenda a estrutura perfeita para você escrever os melhores e mais profissionais e-mails em inglês.

1. Assunto

Escolha um assunto (subject) para o seu e-mail que seja curto e objetivo.

Assuntos como “Quick question,” “Contacting you,” ou “E-mail about an important matter” são muito vagos.

2. Comece com uma saudação adequada

Inicie seu e-mail formal com uma saudação e, sempre que possível, identifique o destinatário pelo sobrenome:

  • Dear Mr. Snow,
  • Dear Ms. Larson,

Se você não souber o nome da pessoa para quem você está escrevendo, use uma das seguintes opções:

  • Dear Sir/Madam,
  • Dear Sir or Madam,
  • To whom it may concern:

Casada ou solteira?

Não use Miss ou Mrs para endereçar a uma mulher, pois você não sabe o estado civil dela.

Nome neutro?

Se você tem dúvidas se você está escrevendo para homem ou mulher, Ms. é a opção segura.

Outra opção é simplesmente colocar o nome completo do(a) destinatário(a):

  • Dear Alison Silva

3. Agradeça ao contato

Se você estiver respondendo uma questão sobre a sua empresa, inicie com um agradecimento. Por exemplo:

  • Thank you for contacting ABC Company

4. Defina seu propósito

Caso seja você que esteja inciando a conversa pelo e-mail, não vai fazer muito sentido incluir o passo anterior. Neste caso, deixe claro o motivo de seu contato:

  • I’m a local radio producer looking to schedule a live interview ahead of your performance in Oakland next week.
  • My architectural firm is in need of expertise on treehouses, and several colleagues tell me your insight is unrivaled.

Seja direto ao ponto

Evite o uso do famoso “I am writing to“. Essa frase só serve para enrolar e tornar sua comunicação redundante. Outras frases a serem evitadas:

  • I wanted to ask you
  • The reason for my email is that
  • The purpose of this email is to

Mencione os anexos

Se você for anexar um arquivo ao e-mail, mencione isso na sua mensagem:

  • I am attaching a copy of my portfolio, in PDF format.

5. Comentários finais

Aqui você pode adicionar agradecimentos finais, como:

  • Thank you for your patience and cooperation
  • I look forward to hearing from you
  • Thank you for your consideration

6. Conclua com um fechamento

Há diversas maneiras de encerrar um e-mail antes de inserir a sua assinatura. No entanto, algumas pessoas acabam usando muito floreio. Neste caso é melhor manter a sobriedade e usar uma das opções abaixo:

  • Sincerely,
  • Yours truly,
  • Thanks again,
  • Appreciatively,
  • Best regards,
  • Respectfully,

7. Revise o seu texto

Antes de tudo: confira se você escreveu corretamente o nome do destinatário. Nada mais frustrante que ler seu nome errado, não é mesmo? Não queira que seu destinatário tenha esse desprazer.

A seguir leia e releia o que você escreveu antes de clicar em enviar. Garanta que seu e-mail esteja conciso; veja se o que você está pedindo ou informando está claro e fácil de entender.

E claro, confira o seu inglês: pontuação, erros de digitação (escrever not no lugar de now, por exemplo), e falsos cognatos – você pode usar a correção ortográfica em inglês do Word, ou ferramentas online como o Grammarly ou o Ludwig.

8. Tenha modelos em mãos

Use estes modelos prontos de e-mails para escrever os seus:

Conclusão

Percebeu como não há mistério nenhum? Você só precisa seguir esta estrutura.

Mantenha essas dicas em mente quando estiver escrevendo seus próximos e-mails em inglês – salve ou imprima este artigo -, assim você pode se tornar expert nesse tipo de comunicação, tão essencial na sua carreira.

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